Fungsi peralatan kantor
antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu
untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di dalam
kantor. Berikut adalah peralatannya :
Mesin penghancur kertas
Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak dipergunakan lagi.
Filling Kabinet
Suatu
kabinet yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen perusahaan,
biasanya kabinet diberi suatu kode maupun nomor, yang dimaksudkan agar
mempermudah dalam penemuan kembali suatu dokumen atau arsip
Perforator
Alat
yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya
alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen
tersebut diarsipkan atau disimpan.
Mesin penghitung uang
Mesin
yang digunakan suatu perusahaan maupun bank untuk menghitung uang,
alat ini dimaksudkan supaya lebih cepat dan labih teliti dalam
menghitung uang sehingga memperkecil adanya kemungkinan salah hitung
uang.
Mesin Absensi
Mesin
ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah
karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk
mengetahui presensi karyawan.
Cash Box
Suatu
kotak yang dipergunakan perusahaan untuk menyimpan uang, kotak ini
disertai kunci ataupun kode supaya hanya orang tertentu yang bisa
membuka sehingga dapat mengantisipasi pencurian.
Map Arsip
Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.
Guide
Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.
Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.
Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.
Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.
Alat sortir
Alat
yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses,
dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.
Label
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.
Tickler file
Alat
semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan
arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti
lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.
Cardex (card index) cabinet
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.
Microfilm
Suatu
alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam
ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.
Komputer
Rangkaian
peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis,
berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da
nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.
Flashdisk
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.
